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Guide utilisateur — Mode opératoire

Application Colombe | Peniel Assurance — Documentation par rôle

1. Introduction

Cette application permet de gérer les soins, demandes d’hospitalisation, analyses, soins dentaires, facturation et paramétrage selon le rôle de chaque utilisateur. Chaque profil dispose d’un menu et de droits spécifiques. Ce guide décrit, pour chaque rôle, les écrans accessibles et les actions à réaliser. La section Procédure de souscription détaille les étapes et les interfaces de l'opérationnel.

2. Procédure de souscription — Détail des étapes et interfaces

La souscription permet d'enregistrer un client (entreprise / souscripteur), de lui attribuer un ou plusieurs produits (souscriptions avec niveau, branche, plafonds), puis d'ajouter les adhérents (titulaires avec police) et les ayants droit. Accès : menu Opérationnel → Procédure de souscription ou Gestion des familles.

Étape 1 — Liste des clients (écran « Souscription »)

Interface : Page « Souscription » avec fil d'ariane « Procédure de souscription » > « Souscription ».
  • En-tête : titre « Souscription », bouton « Ajout Client » (ouvre un modal).
  • Tableau : colonnes Nom client, Contact, Compagnie, Email, Action.
  • Pour chaque ligne : icône Crayon (détails du client), icône Panier (ajouter un produit).
  1. Cliquer sur « Ajout Client ».
  2. Dans le modal : Nom client, Raison sociale, Contact, Prime, Adresse, Email, Compagnie, Date d'adhésion, Échéance. Tous les champs * sont obligatoires.
  3. Cliquer sur « Enregistrer ». Le client est créé et apparaît dans le tableau.

Étape 2 — Attribuer un produit au client

Interface : Sur la ligne du client, cliquer sur l'icône Panier. Un panneau latéral (offcanvas) s'ouvre à droite : « Souscription à un produit du client : [Nom client] ».
  • Champs : Cotisation, Coût Enf. Sup., Age Max, Plafond Famille, Plafond individuel, Branche, Niveau.
  • Boutons : Fermer, Enregistrer.
  1. Cliquer sur l'icône Panier de la ligne du client.
  2. Remplir tous les champs (cotisation, plafonds, branche, niveau, etc.).
  3. Cliquer sur « Enregistrer ».

Étape 3 — Fiche client (Détails souscription)

Interface : Clic sur l'icône Crayon → page « Détails souscription ». En haut : carte avec nom du client, raison sociale, email. Puis onglets : Client, Produits, Adherant, Ayant Droits, Résiliation & suspension.
  1. Dans la liste, cliquer sur l'icône Crayon du client.
  2. Onglet Client : modifier si besoin (nom, contact, adresse, prime, dates, compagnie) puis Enregistrer.

Étape 4 — Gérer les produits (onglet Produits)

Interface : Onglet Produits. Tableau avec Niveau, Branche, Montant, Plaf. Famille, Plaf. Individuel, Age Max, Cout Sup. Enfant, Action. Bouton Crayon par ligne → panneau « Mise à jour de la Souscription » (mêmes champs qu'à l'ajout).
  1. Cliquer sur l'onglet Produits.
  2. Pour modifier un produit : Crayon de la ligne → ajuster les valeurs → Enregistrer.

Étape 5 — Ajouter un adhérent

Interface : Onglet Adherant. Bouton « Ajout Adhérent » (si au moins un produit existe). Modal plein écran en deux colonnes : Informations adhérent (Nom, Prénom, Résidence, Tél., Email, Profession, Sexe, Date et lieu de naissance) et Informations souscription (Police Penas, Produit souscrit / Niveau, Filiation, Status Adhérent, Date de début de prestation).
  1. Onglet Adherant → « Ajout Adhérent ».
  2. Renseigner les infos personnelles et souscription (police, niveau, filiation, statut, date de début).
  3. Enregistrer. L'adhérent reçoit une police et apparaît dans la liste.

Étape 6 — Gérer les ayants droit

Interface : Depuis l'onglet Adherant, chaque adhérent a un lien vers la fiche Ayant droit de cet adhérent. Page dédiée : infos adhérent (nom, prénom, police) + liste des ayants droit. Formulaire « Ajout Ayant droit ». Actions par ayant droit : éditer, suspendre, lever suspension, résilier.
  1. Dans l'onglet Adherant, cliquer sur le lien vers la fiche Ayant droit de l'adhérent.
  2. Ajouter un ayant droit (formulaire), modifier, suspendre, lever suspension ou résilier selon les boutons.

Étape 7 — Pathologies

Interface : Sur la fiche adhérent ou ayant droit, formulaire pour ajouter des pathologie(s) (sélection dans une liste).
  1. Depuis la fiche adhérent ou ayant droit, utiliser « Ajouter pathologie(s) », sélectionner puis enregistrer.

Étape 8 — Résiliation et suspension

Interface : Onglet Résiliation & suspension. Liste des adhérents et ayants droit avec actions : Suspendre, Lever la suspension, Résilier.
  1. Onglet Résiliation & suspension.
  2. Suspendre / Lever suspension / Résilier en cliquant sur le bouton correspondant et en confirmant.

Récapitulatif : Client → Produit(s) → Adhérent(s) (police) → Ayant(s) droit. « Procédure de souscription » et « Gestion des familles » mènent à la liste des clients ; la fiche « Détails souscription » centralise tout pour un client.

3. Procédures des soins — Détail des étapes et interfaces

Les soins sont enregistrés pour chaque assuré (adhérent ou ayant droit) identifié par son numéro de police. Chaque type de soin suit un flux similaire : vérification de la police → saisie des informations → envoi de la demande → suivi et validation. Accès : menu Consultation & Clinique, Hospit & Maternité, Analyse & Radio, Soins dentaires.

3.1 Consultation & Clinique

Objectif : Enregistrer une consultation médicale, saisir l'ordonnance (médicaments prescrits), imprimer le reçu de consultation et le bon de pharmacie.

Étape 1 — Vérification de la police

Interface : Page « Consultation » (menu Consultation & Clinique).
  • En-tête : titre « Consultation », bouton « Consultations du jour » (liste des consultations du jour pour le prestataire).
  • Carte principale : titre « Consultation clinique », formulaire avec champ « Numéro de police » et bouton « Vérifier » (icône recherche).
  1. Menu Consultation & Clinique.
  2. Saisir le numéro de police de l'assuré (adhérent ou ayant droit).
  3. Cliquer sur « Vérifier ». Le système vérifie l'éligibilité (niveau de souscription vs niveau de la clinique) et charge les informations de l'assuré.

Étape 2 — Enregistrement de la consultation

Interface : Après vérification, page « Consultation » avec alerte verte « Assuré vérifié avec succès ».
  • Carte « Informations sur l'assuré » : N° Police, Nom & Prénom(s), Date de naissance, Souscripteur, Clinique (tous en lecture seule).
  • Bloc « Type de consultation » : badge « Consultation initiale » (si aucune consultation dans les 14 derniers jours) ou « Contrôle » (si consultation récente dans la même clinique).
  • Formulaire : liste déroulante « Service de la consultation » (ex. Médecine générale, Pédiatrie, Gynécologie, etc. selon les garanties), boutons « Enregistrer la consultation » et « Nouvelle vérification ».
  1. Vérifier les informations de l'assuré affichées.
  2. Sélectionner le Service de la consultation dans la liste déroulante.
  3. Cliquer sur « Enregistrer la consultation ». La consultation est créée et un numéro de consultation est attribué.

Étape 3 — Page « Consultation enregistrée »

Interface : Page de confirmation avec carte verte « Consultation N° [ID] enregistrée ».
  • Informations : nom de l'assuré, police, service, date.
  • Boutons : « Saisir les médicaments » (si reçu non encore édité), « Éditer le reçu de consultation » (ouvre l'impression), « Consultations du jour », « Nouvelle vérification ».
  1. Après l'enregistrement, la page de confirmation s'affiche.
  2. Option 1 : Cliquer sur « Saisir les médicaments » pour aller à l'étape suivante (ordonnance).
  3. Option 2 : Cliquer sur « Éditer le reçu de consultation » pour imprimer le reçu immédiatement (sans médicaments).

Étape 4 — Saisie de l'ordonnance (Suite consultation)

Interface : Page « Suite consultation N° [ID] » accessible depuis « Saisir les médicaments » ou depuis la liste des consultations du jour.
  • En-tête : informations de la consultation (N°, nom assuré, police, service, date).
  • Si reçu déjà édité : alerte jaune « Reçu et/ou bon de pharmacie déjà édité(s). Aucune modification n'est plus possible ».
  • Si pas d'ordonnance : formulaire « Enregistrer les médicaments prescrits » avec tableau (colonnes : Médicament, Quantité, Posologie, Action). Chaque ligne : liste déroulante médicament, champ quantité (nombre), champ posologie (texte), bouton retirer (ligne 2+). Maximum de médicaments selon le niveau de souscription.
  • Si ordonnance existe : affichage du Numéro de bon pharmacie (code unique) et tableau des médicaments prescrits.
  • Boutons d'impression : « Imprimer le reçu de consultation », « Imprimer le bon de pharmacie » (actif si ordonnance enregistrée).
  1. Sur la page « Suite consultation », si aucune ordonnance n'existe : remplir le tableau des médicaments (sélectionner le médicament dans la liste, indiquer la quantité, la posologie).
  2. Ajouter plusieurs lignes si nécessaire (maximum selon niveau).
  3. Cliquer sur « Enregistrer l'ordonnance ». Un numéro de bon pharmacie unique est généré.
  4. Après enregistrement : utiliser « Imprimer le reçu de consultation » et « Imprimer le bon de pharmacie » pour remettre les documents au patient.

Étape 5 — Consultations du jour

Interface : Page « Consultations du jour » (bouton depuis Consultation ou Suite consultation). Liste des consultations du jour pour le prestataire avec colonnes : Police, Assuré, Service, Date, Actions (Voir/Éditer, Imprimer reçu, Imprimer bon si ordonnance existe).
  1. Accéder à « Consultations du jour » pour voir toutes les consultations du jour.
  2. Cliquer sur les actions pour modifier ou imprimer selon les besoins.

3.2 Hospit & Maternité

Objectif : Créer une demande d'hospitalisation ou de maternité avec les détails des soins pratiqués.

Étape 1 — Vérification de la police

Interface : Page « Hospit & Maternité » (menu Hospit & Maternité).
  • Carte : titre « Demande d'Hospitalisations et de Maternités », formulaire avec champ « Numéro de police » et bouton « Vérifier ».
  1. Menu Hospit & Maternité.
  2. Saisir le numéro de police et cliquer sur « Vérifier ».

Étape 2 — Formulaire de demande

Interface : Après vérification, page avec alerte verte « Assuré vérifié avec succès » et formulaire en plusieurs cartes :
  • Carte « Informations sur le patient » : N°POLICE, Nom & prénoms, Date de Naissance, Souscripteur (lecture seule).
  • Carte « Informations sur le(s) soin(s) pratiqué(s) » : boutons radio Type de soin (1 Hospitalisation, 2 Maternité, 3 Mise en observation, 4 Soins infirmiers, 5 Rééducation, 6 Chirurgie). Si Hospitalisation ou Chirurgie sélectionné : apparition du bloc « Stade de l'intervention » (Initiale / Prolongation).
  • Carte « Details des soins » : bouton « + » pour ajouter des lignes. Chaque ligne : champ Traitement effectué (texte), champ Coût (nombre). Affichage automatique du Total (somme des coûts).
  • Carte « Informations sur le temps du traitement » : Date (auto-remplie), Heure (auto-remplie), Durée probable (en jours) (saisie).
  • Carte « Informations sur le médecin » : Nom & Prénom(s) du médecin, Spécialité du médecin, Service d'accueil (tous obligatoires).
  • Bouton final : « Envoyer la demande ».
  1. Vérifier les informations patient affichées.
  2. Sélectionner le Type de soin (Hospitalisation, Maternité, etc.). Si Hospitalisation ou Chirurgie : choisir le stade (Initiale ou Prolongation).
  3. Dans « Details des soins » : cliquer sur « + » pour ajouter une ligne, renseigner le traitement et le coût. Répéter pour chaque traitement. Le total se calcule automatiquement.
  4. Renseigner la Durée probable en jours.
  5. Renseigner les informations du médecin (nom, spécialité, service d'accueil).
  6. Cliquer sur « Envoyer la demande ». La demande est créée avec statut « En attente ».

Étape 3 — Suivi et validation

Interface : Les demandes apparaissent dans les listes (Tableau de bord → « Voir tout » Hospit, ou menu si disponible). Pour les administrateurs avec droit de validation : page « Traitement demande Hospit » avec liste des demandes en attente, boutons Valider ou Refuser.
  1. Consulter les listes pour voir le statut des demandes (En attente, Validée, Refusée).
  2. Si administrateur : valider ou refuser les demandes depuis la page de traitement.

3.3 Analyse & Radio

Objectif : Créer une demande d'analyses biologiques ou d'imagerie médicale (radio) avec sélection des examens.

Étape 1 — Vérification de la police

Interface : Page « Analyse & Radio » (menu Analyse & Radio).
  • Carte : titre « Demande d'analyses biologiques et imageries », formulaire avec champ « Numéro de police » et bouton « Vérifier ».
  1. Menu Analyse & Radio.
  2. Saisir le numéro de police et cliquer sur « Vérifier ».

Étape 2 — Formulaire de demande

Interface : Après vérification, page avec alerte verte et formulaire :
  • Carte « Informations sur le médecin » : Nom & Prénom(s) du médecin, Spécialité du médecin (obligatoires).
  • Carte « Informations sur la demande d'analyses biologiques et imageries » :
    - Liste déroulante « Type d'examen » : Analyse ou Radio (badge affiché selon choix).
    - Champs Valeur du B et Valeur du Z (lecture seule, calculées selon la souscription).
    - Liste déroulante multiple « liste des examens d'imagerie » (chargée dynamiquement selon le type Analyse ou Radio sélectionné). Les examens s'affichent avec leur libellé et cotation [Libellé] [Cotation].
    - Champ texte « Motif » (textarea).
  • Bouton : « Envoyer la demande ».
  1. Renseigner les informations du médecin (nom, spécialité).
  2. Sélectionner le Type d'examen (Analyse ou Radio). La liste des examens se charge automatiquement selon le type.
  3. Vérifier les valeurs B et Z affichées (plafonds de la souscription).
  4. Dans la liste déroulante multiple, sélectionner un ou plusieurs examens (Ctrl+Clic pour sélection multiple).
  5. Renseigner le Motif de la demande.
  6. Cliquer sur « Envoyer la demande ». La demande est créée avec statut « En attente ».

Étape 3 — Suivi et validation

Interface : Les demandes apparaissent dans les listes (Tableau de bord → « Voir tout » Analyse, ou menu si disponible). Pour les administrateurs : page « Traitement demande Analyse » avec liste, boutons Valider ou Refuser. Une fois validée, possibilité d'imprimer le document d'autorisation d'analyse.
  1. Consulter les listes pour voir le statut (En attente, Validée, Refusée).
  2. Si administrateur : valider ou refuser depuis la page de traitement.
  3. Après validation : imprimer le document d'autorisation si nécessaire.

3.4 Soins dentaires

Objectif : Enregistrer des soins dentaires en sélectionnant les dents concernées et les traitements appliqués.

Étape 1 — Vérification de la police

Interface : Page « Soins dentaires » (menu Soins dentaires).
  • Carte : titre « Demande soins dentaires », formulaire avec champ « Numéro de police » et bouton « Vérifier ».
  1. Menu Soins dentaires.
  2. Saisir le numéro de police et cliquer sur « Vérifier ».

Étape 2 — Formulaire de demande

Interface : Après vérification, page avec alerte verte et formulaire :
  • Carte « Informations sur l'assuré » : N° Police, Nom & Prénom(s), Date de naissance, Souscripteur (lecture seule).
  • Carte « Établissement de soins » : champ « Nom du dentiste » (saisie obligatoire).
  • Section principale : Schéma dentaire interactif (image d'une mâchoire avec dents numérotées).
    - Clic sur une dent dans le schéma → la dent est sélectionnée (nom affiché dans le champ « Dent sélectionnée »).
    - Liste déroulante « Traitement » (apparaît après sélection d'une dent) : options selon le type de traitement dentaire (ex. Détartrage, Extraction, Plombage, etc.).
    - Bouton « ➕ Ajouter » pour ajouter la dent + traitement au tableau.
    - Bouton de désélection (cercle au centre du schéma) pour réinitialiser.
  • Tableau « Dents et traitements » : colonnes Dent, Traitement, Action (bouton Supprimer par ligne). Les lignes sont ajoutées dynamiquement.
  • Bouton final : « Enregistrer ».
  1. Vérifier les informations de l'assuré.
  2. Renseigner le Nom du dentiste.
  3. Sur le schéma dentaire : cliquer sur une dent (ex. Molaire 16, Incisive 21, etc.). Le nom de la dent apparaît dans « Dent sélectionnée ».
  4. Dans la liste déroulante Traitement, sélectionner le traitement à appliquer (ex. Extraction, Détartrage, Plombage).
  5. Cliquer sur « ➕ Ajouter ». La ligne apparaît dans le tableau.
  6. Répéter pour chaque dent à traiter (sélectionner une nouvelle dent, traitement, Ajouter).
  7. Vérifier le tableau final (Dent / Traitement). Utiliser le bouton Supprimer si besoin.
  8. Cliquer sur « Enregistrer ». La demande de soin dentaire est créée avec statut « En attente ».

Étape 3 — Suivi et validation

Interface : Les demandes apparaissent dans les listes (Tableau de bord → « Voir tout » Dentaire, ou menu si disponible). Pour les administrateurs : page de traitement avec liste, boutons Valider ou Refuser.
  1. Consulter les listes pour voir le statut des demandes.
  2. Si administrateur : valider ou refuser depuis la page de traitement.

Note commune : Pour tous les types de soins, après envoi de la demande, celle-ci passe en statut « En attente ». Les administrateurs peuvent les valider ou refuser depuis les pages de traitement dédiées (accessibles via notifications ou listes). Une fois validée, la demande peut être facturée et apparaît dans la facturation mensuelle.

4. Administrateur (Peniel / Colombe)

Qui : Utilisateur avec type de compte « Administrateur », rattaché au prestataire Peniel Assurance ou Colombe Assurance.

Menus et accès

Principales actions

  1. Se connecter avec l’email (login) et le mot de passe fournis.
  2. Depuis le tableau de bord : consulter les indicateurs et cliquer sur « Voir tout » pour accéder aux listes (analyses, hospit, consultations, dentaire, soins en attente).
  3. Depuis le menu : accéder aux modules Soins (consultation, hospit, analyse, dentaire), Facturation, Direction Générale, Opérationnel, Paramétrage.
  4. Valider les demandes (analyses, hospit, etc.) depuis les notifications ou les listes dédiées.
  5. Dans Paramétrage : gérer les utilisateurs, prestataires, médicaments, garanties, etc.

5. Direction Générale

Qui : Profil « Direction Générale », type de compte Simple Utilisateur, prestataire Peniel ou Colombe.

Menus et accès

Mode opératoire

  1. Se connecter avec ses identifiants.
  2. Consulter le tableau de bord pour une vue synthétique.
  3. Cliquer sur « Direction Générale » dans le menu puis « Statistiques » pour accéder aux rapports détaillés.

5 bis. Chargé de production

Qui : Profil « CHARGE DE PRODUCTION », type de compte Simple Utilisateur, réservé aux prestataires Peniel Assurance ou Colombe Assurance.

Menus et accès

Mode opératoire

  1. Se connecter avec ses identifiants.
  2. Menu Opérations de Prod. → Procédure de souscription pour créer ou modifier une souscription.
  3. Menu Opérations de Prod. → Gestion des familles pour rechercher une famille et effectuer les ajouts / modifications nécessaires.
  4. Menu Paramétrage → Prestataire pour ajouter ou modifier un prestataire, puis gérer sa tarification.

6. Informaticien

Qui : Profil « Informaticien », type de compte Administrateur, prestataire Peniel ou Colombe.

Menus et accès

Accès de type administrateur (paramétrage, opérationnel, etc.) pour la maintenance et la configuration de l’application au sein de Peniel / Colombe.

Mode opératoire

  1. Se connecter avec ses identifiants.
  2. Utiliser le menu Paramétrage pour gérer les données de référence (utilisateurs, prestataires, types, etc.).
  3. Utiliser le menu Opérationnel pour les procédures de souscription et la gestion des familles si nécessaire.

7. Agent de clinique

Qui : Profil « Agent de clinique », rattaché à un prestataire de type Centre médical ou Clinique. Pour Peniel et Colombe, seuls les agents de clinique voient le menu des soins.

Menus et accès

Mode opératoire — Consultation

  1. Menu Consultation & Clinique.
  2. Saisir le numéro de police de l’assuré et valider pour charger le dossier.
  3. Compléter les informations de la consultation (médecin, motif, etc.) et enregistrer.
  4. Depuis la liste des consultations ou la fiche : imprimer le reçu ou le bon pharmacie si besoin.

Mode opératoire — Hospit, Analyse, Dentaire

  1. Choisir le module (Hospit & Maternité, Analyse & Radio ou Soins dentaires).
  2. Saisir la police de l’assuré, sélectionner l’ayant droit si nécessaire, compléter la demande et envoyer.
  3. Consulter les listes « Voir tout » depuis le tableau de bord ou le menu pour suivre les demandes.

8. Agent de pharmacie

Qui : Profil « Agent de pharmacie », rattaché à un prestataire de type PHARMACIE. Ce profil n’a accès qu’au module « Servir bon ».

Menus et accès

Mode opératoire — Servir bon

  1. Menu Servir bon (Pharmacie).
  2. Rechercher le bon (par numéro de bon, police ou autre critère selon l’écran).
  3. Vérifier l’identité de l’assuré et les médicaments concernés.
  4. Confirmer la dispensation (« Servir ») pour enregistrer que le bon a été servi.

9. Agent de CHU / Hôpital

Qui : Profil « Agent de CHU », rattaché à un prestataire de type CHU ou Hôpital.

Menus et accès

Accès aux mêmes modules soins que l’agent de clinique (Tableau de bord, Consultation & Clinique, Hospit & Maternité, Analyse & Radio, Soins dentaires, Facturation mensuelle), adaptés à l’activité du CHU / Hôpital.

Mode opératoire

  1. Se connecter et utiliser le tableau de bord pour les indicateurs de l’établissement.
  2. Enregistrer et suivre les demandes d’hospitalisation (Hospit & Maternité), les analyses (Analyse & Radio), les consultations et soins dentaires selon les besoins.
  3. Consulter la facturation mensuelle pour le suivi des actes.

10. Agent de centre optique

Qui : Profil « Agent de centre optique », rattaché à un prestataire de type Cabinet d’ophtalmologie ou Centre optique.

Menus et accès

Accès au tableau de bord et aux modules soins (Consultation, Hospit, Analyse, Dentaire selon configuration, Facturation) pour la gestion des actes du centre optique.

Mode opératoire

  1. Se connecter et consulter le tableau de bord.
  2. Utiliser les modules soins pour enregistrer les actes (consultations, etc.) et la facturation.

11. Agent de cabinet dentaire

Qui : Profil « Agent de cabinet dentaire », rattaché à un prestataire de type Cabinet dentaire.

Menus et accès

Accès au tableau de bord et aux modules soins (Consultation & Clinique, Hospit & Maternité, Analyse & Radio, Soins dentaires, Facturation mensuelle) pour la gestion des actes du cabinet dentaire.

Mode opératoire — Soins dentaires

  1. Menu Soins dentaires.
  2. Saisir la police de l’assuré et sélectionner l’ayant droit le cas échéant.
  3. Compléter la fiche de soin dentaire (actes, dents concernées, etc.) et enregistrer la demande.
  4. Consulter les listes de demandes et la facturation pour le suivi.

© 2026 Peniel Assurance — Guide utilisateur v1.0

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